@selinpolatSekiz kişilik muhasebe ofisinde yapay zeka: üç ayda neyi otomatikleştirdik, neyi geri aldık
Küçük bir mali müşavirlik ofisiyiz, sekiz kişiyiz. Üç ay önce yapay zekayı iş akışımıza sokmaya karar verdik. Kimse yazılımcı değil, ben dahil. Yaptıklarımızı ve geri aldıklarımızı dürüstçe yazayım, çünkü bizim gibi küçük ofisler için yazılmış gerçekçi bir anlatı bulamadım.
Birinci iş: müşteri maillerine taslak cevap. Ofise günde ortalama 40 mail geliyor ve yüzde yetmişi tekrar eden sorular. Bir asistan kurduk, gelen maile taslak cevap yazıyor, biz okuyup gönderiyoruz. Bu iş çalıştı ve hala kullanıyoruz. Kazanç günde yaklaşık bir saat. Kritik nokta: taslak otomatik gönderilmiyor, her zaman insan okuyor.
İkinci iş: mevzuat özeti. Resmi Gazete ve kurum duyurularını takip edip bizi ilgilendirenleri özetleyen bir akış kurduk. Bu iş kısmen çalıştı. Özetler faydalı ama bir kez önemli bir değişikliği atladı ve bir kez önemsiz bir duyuruyu kritik diye işaretledi. Şimdi özeti kullanıyoruz ama yine de başlıkları gözle tarıyoruz. Yani zaman kazandırmadı, güven kazandırdı diyemem, ama kaçırma ihtimalini azalttı.
Üçüncü iş: fiş ve fatura okutma. Müşterilerin fotoğrafını çektiği fişleri okutup ön muhasebeye aktarmayı denedik. Burada ciddi zaman kazandık ama tutar ve tarih kontrolünü elle yapmaya devam ediyoruz. KDV oranının yanlış okunduğu durumlar oldu ve muhasebede bu tip hata pahalı.
Dördüncü iş, geri aldığımız iş: müşteriye mali durum yorumu yazdırmak. Aylık raporların sonuna yapay zekanın yazdığı bir değerlendirme koymayı denedik. İki ay sonra kaldırdık. Sebep şu: yorumlar genel geçerdi, her müşteriye benzer şeyler yazıyordu ve bir müşteri bunu fark edip sordu. Bizim işimizde müşteriye yazılan yorumun kişiye özel olması, hizmetin kendisi. Genel yorum, hizmetin değerini düşürüyor.
Beşinci iş, kısmen geri aldığımız: iç eğitim. Yeni gelen arkadaşların sorularını asistana sormasını önerdik. Birkaç kez yanlış ve eski bilgi verdi, arkadaş da doğruluğunu kontrol edemediği için yanlış öğrendi. Şimdi kural şu: mevzuat sorusu asistana sorulmuyor, usul ve program kullanımı soruları sorulabiliyor.
Üç aylık genel değerlendirme: kazanç gerçek ama abartılı değil. Toplamda haftada yaklaşık altı yedi saat kazandığımızı tahmin ediyorum, bu da bir kişinin bir günlük mesaisine yakın. Asıl kazanç sıkıcı işlerin azalması oldu, ekip memnun.
İki tavsiye. Birincisi, küçük ofisseniz araç satın almak yerine önce elinizdeki araçların içindeki hazır özellikleri kullanın. İkincisi, otomatikleştirdiğiniz her işin yanına "bu yanlış yaparsa ne olur" sorusunun cevabını yazın. Cevap "müşteri para kaybeder" ise o iş otomatikleşmez, sadece hızlanır.
Benzer ölçekte ofisi olan var mı, siz neyi otomatikleştirdiniz?
Birinci iş: müşteri maillerine taslak cevap. Ofise günde ortalama 40 mail geliyor ve yüzde yetmişi tekrar eden sorular. Bir asistan kurduk, gelen maile taslak cevap yazıyor, biz okuyup gönderiyoruz. Bu iş çalıştı ve hala kullanıyoruz. Kazanç günde yaklaşık bir saat. Kritik nokta: taslak otomatik gönderilmiyor, her zaman insan okuyor.
İkinci iş: mevzuat özeti. Resmi Gazete ve kurum duyurularını takip edip bizi ilgilendirenleri özetleyen bir akış kurduk. Bu iş kısmen çalıştı. Özetler faydalı ama bir kez önemli bir değişikliği atladı ve bir kez önemsiz bir duyuruyu kritik diye işaretledi. Şimdi özeti kullanıyoruz ama yine de başlıkları gözle tarıyoruz. Yani zaman kazandırmadı, güven kazandırdı diyemem, ama kaçırma ihtimalini azalttı.
Üçüncü iş: fiş ve fatura okutma. Müşterilerin fotoğrafını çektiği fişleri okutup ön muhasebeye aktarmayı denedik. Burada ciddi zaman kazandık ama tutar ve tarih kontrolünü elle yapmaya devam ediyoruz. KDV oranının yanlış okunduğu durumlar oldu ve muhasebede bu tip hata pahalı.
Dördüncü iş, geri aldığımız iş: müşteriye mali durum yorumu yazdırmak. Aylık raporların sonuna yapay zekanın yazdığı bir değerlendirme koymayı denedik. İki ay sonra kaldırdık. Sebep şu: yorumlar genel geçerdi, her müşteriye benzer şeyler yazıyordu ve bir müşteri bunu fark edip sordu. Bizim işimizde müşteriye yazılan yorumun kişiye özel olması, hizmetin kendisi. Genel yorum, hizmetin değerini düşürüyor.
Beşinci iş, kısmen geri aldığımız: iç eğitim. Yeni gelen arkadaşların sorularını asistana sormasını önerdik. Birkaç kez yanlış ve eski bilgi verdi, arkadaş da doğruluğunu kontrol edemediği için yanlış öğrendi. Şimdi kural şu: mevzuat sorusu asistana sorulmuyor, usul ve program kullanımı soruları sorulabiliyor.
Üç aylık genel değerlendirme: kazanç gerçek ama abartılı değil. Toplamda haftada yaklaşık altı yedi saat kazandığımızı tahmin ediyorum, bu da bir kişinin bir günlük mesaisine yakın. Asıl kazanç sıkıcı işlerin azalması oldu, ekip memnun.
İki tavsiye. Birincisi, küçük ofisseniz araç satın almak yerine önce elinizdeki araçların içindeki hazır özellikleri kullanın. İkincisi, otomatikleştirdiğiniz her işin yanına "bu yanlış yaparsa ne olur" sorusunun cevabını yazın. Cevap "müşteri para kaybeder" ise o iş otomatikleşmez, sadece hızlanır.
Benzer ölçekte ofisi olan var mı, siz neyi otomatikleştirdiniz?
4 3 yorum