@gamzeyalcin · 15 gün önce
Hibe projesinde satın alma ve teklif toplama: müşterilerimde gördüğüm 7 hata ve kesintiye uğrayan kalemler
Bursa'da serbest mali müşavir olarak çalışıyorum ve müşterilerimin önemli bir kısmı kalkınma ajansı, KOSGEB ya da TÜBİTAK destekli projeler yürütüyor. Proje yazımına karışmıyorum ama ödeme talebi aşamasında belgeler benim masamdan geçiyor. En çok sorun yaşadığımız yer satın alma ve teklif toplama. Her programın kendi satın alma kuralları var ve bunlar zaman zaman güncelleniyor, bu yüzden aşağıdakiler genel gözlem. Kendi programınızın güncel uygulama esaslarını ve sözleşmenizi mutlaka okuyun.
1. Teklifleri satın almadan sonra toplamak. Makineyi alıp faturası geldikten sonra iki teklif daha istemek denetimde hemen fark ediliyor. Teklif tarihleri, satın alma kararından önce olmalı.
2. Birbirine bağlı firmalardan teklif almak. Aynı adreste, aynı ortaklara ait ya da birbirinin akrabası olan firmaların teklifleri sorun yaratabiliyor.
3. Tekliflerde teknik şartnamenin farklı olması. Bir teklif başka model, bir teklif başka kapasite için verilmişse karşılaştırma geçersiz sayılabiliyor.
4. En düşük teklifi seçmemek ve gerekçe yazmamak. Başka bir teklifi seçebilirsiniz ama bunun yazılı ve makul bir gerekçesi olmalı.
5. Ödemeyi elden ya da üçüncü kişi hesabından yapmak. Ödeme, yararlanıcının hesabından tedarikçinin hesabına ve belgelenebilir şekilde yapılmalı.
6. Fatura ile sözleşme ve teklif arasında tutarsızlık. Faturadaki ürün tanımı, teklifteki tanımla uyuşmazsa ek açıklama istenebiliyor.
7. Kur farkını önceden hesaplamamak. Döviz bazlı tekliflerde fatura tarihindeki kur, bütçedeki TL tutarını aşabiliyor ve aradaki fark çoğu zaman sizin cebinizden çıkıyor.
Bu hataların ortak noktası, satın almanın bir muhasebe işi gibi değil sadece alışveriş gibi görülmesi. Proje başladığı anda bir satın alma dosyası açın: her kalem için teklifler, karşılaştırma tablosu, seçim gerekçesi, sözleşme, fatura, ödeme dekontu ve teslim tutanağı aynı klasörde dursun. Denetim iki yıl sonra gelse bile her şey tek yerde olur.
Sizde ödeme talebinde en çok hangi belge eksik çıkıyor? Belki diğer arkadaşlar da kendi deneyimlerini ekler.
1. Teklifleri satın almadan sonra toplamak. Makineyi alıp faturası geldikten sonra iki teklif daha istemek denetimde hemen fark ediliyor. Teklif tarihleri, satın alma kararından önce olmalı.
2. Birbirine bağlı firmalardan teklif almak. Aynı adreste, aynı ortaklara ait ya da birbirinin akrabası olan firmaların teklifleri sorun yaratabiliyor.
3. Tekliflerde teknik şartnamenin farklı olması. Bir teklif başka model, bir teklif başka kapasite için verilmişse karşılaştırma geçersiz sayılabiliyor.
4. En düşük teklifi seçmemek ve gerekçe yazmamak. Başka bir teklifi seçebilirsiniz ama bunun yazılı ve makul bir gerekçesi olmalı.
5. Ödemeyi elden ya da üçüncü kişi hesabından yapmak. Ödeme, yararlanıcının hesabından tedarikçinin hesabına ve belgelenebilir şekilde yapılmalı.
6. Fatura ile sözleşme ve teklif arasında tutarsızlık. Faturadaki ürün tanımı, teklifteki tanımla uyuşmazsa ek açıklama istenebiliyor.
7. Kur farkını önceden hesaplamamak. Döviz bazlı tekliflerde fatura tarihindeki kur, bütçedeki TL tutarını aşabiliyor ve aradaki fark çoğu zaman sizin cebinizden çıkıyor.
Bu hataların ortak noktası, satın almanın bir muhasebe işi gibi değil sadece alışveriş gibi görülmesi. Proje başladığı anda bir satın alma dosyası açın: her kalem için teklifler, karşılaştırma tablosu, seçim gerekçesi, sözleşme, fatura, ödeme dekontu ve teslim tutanağı aynı klasörde dursun. Denetim iki yıl sonra gelse bile her şey tek yerde olur.
Sizde ödeme talebinde en çok hangi belge eksik çıkıyor? Belki diğer arkadaşlar da kendi deneyimlerini ekler.
4 3 yorum