@gamzeyalcin · 14 gün önce
Mali müşavir olarak yıl sonu yoğunluğuna kasımda nasıl hazırlanıyorum? Kontrol listem ve hatırlatma düzenim
Muhasebe bürolarında aralık ve ocak ayları herkesin bildiği gibi geçer: kapanış işlemleri, envanter, yeni yıl beyannameleri, müşterilerden eksik evrak beklemek. Bursa'da tek başıma çalıştığım için bu dönemi yıllarca son dakikada yaşadım. Birkaç yıldır kasımın ilk haftasını hazırlığa ayırıyorum ve bu dönem çok daha sakin geçiyor. Kendi düzenimi paylaşıyorum, belki başka meslekten serbest çalışanlara da uyar.
1. Müşteri listesini yeniden gözden geçiriyorum. Her müşteri için yıl sonunda hangi işlemlerin gerekeceğini tek bir tabloda topluyorum. Bazı müşterilerin envanter sayımı var, bazılarının yıl içinde değişen ortaklık yapısı. Bunları aralıkta hatırlamak yerine kasımda yazıyorum.
2. Eksik evrak taraması yapıyorum. Yıl boyunca gelmeyen fatura, sözleşme ve banka dökümlerini kasımda istiyorum. Aralıkta istediğimde herkes yoğun oluyor ve cevap gelmiyor.
3. Hatırlatmaları tek yerde topluyorum. Takvimimde her müşteri için yıl sonu hatırlatmalarını kuruyorum ve bunlara müşterinin adını, beklenen evrakı ve son tarihi yazıyorum. Ayrı bir görev uygulaması kullanmıyorum, takvim benim için yeterli.
4. Müşterilere toplu bir bilgilendirme yazısı gönderiyorum. Yıl sonunda benden ne isteyeceğimi, hangi tarihlere kadar evrak beklediğimi açıkça yazıyorum. Bunu yapmaya başlayınca son haftada gelen telaşlı telefonlar belirgin şekilde azaldı.
5. Kendi tatil ve dinlenme günlerimi önceden işaretliyorum. Yoğun dönemde dinlenmeyi unutuyorum ve ocak sonunda tükenmiş oluyorum. Bunu engellemek için birkaç günü baştan bloke ediyorum.
6. Şablonları güncelliyorum. Yıl sonu yazışmaları, hatırlatma mesajları ve kontrol listeleri için hazır şablonlarım var, ama mevzuat ve tarihler değiştiği için her yıl kontrol ediyorum.
Bu düzenin en büyük faydası, aralıktaki işlerin çoğunun zaten başlamış olması. Yine de her yıl beklenmedik bir şey çıkıyor; mevzuat değişikliği, bir müşterinin geç gelen evrakı. Hepsini önleyemiyorum ama hazırlıklı olmak bu sürprizleri taşınabilir kılıyor.
Siz yılın en yoğun dönemine nasıl hazırlanıyorsunuz? Özellikle tek başına çalışanların düzenini merak ediyorum.
1. Müşteri listesini yeniden gözden geçiriyorum. Her müşteri için yıl sonunda hangi işlemlerin gerekeceğini tek bir tabloda topluyorum. Bazı müşterilerin envanter sayımı var, bazılarının yıl içinde değişen ortaklık yapısı. Bunları aralıkta hatırlamak yerine kasımda yazıyorum.
2. Eksik evrak taraması yapıyorum. Yıl boyunca gelmeyen fatura, sözleşme ve banka dökümlerini kasımda istiyorum. Aralıkta istediğimde herkes yoğun oluyor ve cevap gelmiyor.
3. Hatırlatmaları tek yerde topluyorum. Takvimimde her müşteri için yıl sonu hatırlatmalarını kuruyorum ve bunlara müşterinin adını, beklenen evrakı ve son tarihi yazıyorum. Ayrı bir görev uygulaması kullanmıyorum, takvim benim için yeterli.
4. Müşterilere toplu bir bilgilendirme yazısı gönderiyorum. Yıl sonunda benden ne isteyeceğimi, hangi tarihlere kadar evrak beklediğimi açıkça yazıyorum. Bunu yapmaya başlayınca son haftada gelen telaşlı telefonlar belirgin şekilde azaldı.
5. Kendi tatil ve dinlenme günlerimi önceden işaretliyorum. Yoğun dönemde dinlenmeyi unutuyorum ve ocak sonunda tükenmiş oluyorum. Bunu engellemek için birkaç günü baştan bloke ediyorum.
6. Şablonları güncelliyorum. Yıl sonu yazışmaları, hatırlatma mesajları ve kontrol listeleri için hazır şablonlarım var, ama mevzuat ve tarihler değiştiği için her yıl kontrol ediyorum.
Bu düzenin en büyük faydası, aralıktaki işlerin çoğunun zaten başlamış olması. Yine de her yıl beklenmedik bir şey çıkıyor; mevzuat değişikliği, bir müşterinin geç gelen evrakı. Hepsini önleyemiyorum ama hazırlıklı olmak bu sürprizleri taşınabilir kılıyor.
Siz yılın en yoğun dönemine nasıl hazırlanıyorsunuz? Özellikle tek başına çalışanların düzenini merak ediyorum.
3 3 yorum
