@beyazyakali · 2 gün önce
Toplantı kayıtlarını yapay zekaya not ettirmek: kayıt izni, yanlış atanan görevler ve bizde oturan beş kural
Otomotiv yan sanayiinde, yaklaşık 600 kişilik bir firmanın inovasyon biriminde çalışıyorum. Altı ay önce toplantılarda yapay zeka destekli not alma aracı kullanmaya başladık. Fikir basitti: kimse not tutmakla uğraşmasın, toplantı bitince transkript, karar listesi ve görevler herkesin önüne gelsin. İlk iki ay epey sorun çıktı, bir kısmını kural koyarak çözdük. Aynı yoldan geçecek olanlar için yazıyorum.
İlk sorun izin meselesiydi. Tedarikçiyle yapılan bir görüşmede karşı taraf kayıt yapıldığını ancak toplantı sonunda gelen e-postadan öğrendi ve haklı olarak rahatsız oldu. İkinci sorun görev atamalarıydı. Araç 'bunu Murat halleder' cümlesini yakalayıp görevi yanlış Murat'a atadı, çünkü ekipte iki tane var. Üçüncüsü teknik terimler: Türkçe ve İngilizce karışık konuştuğumuz için PPAP, APQP gibi kısaltmalar transkripte bambaşka kelimeler olarak düştü. Dördüncüsü en tehlikelisi: fiyat müzakeresi yapılan bir toplantının transkripti, katılımcı listesi geniş olduğu için kimsenin görmemesi gereken birkaç kişiye de gitti.
Şu an uyguladığımız kurallar şunlar:
1. Kayıt, toplantının başında açıkça söylenir. Katılımcılardan biri bile itiraz ederse o toplantı kaydedilmez, not elle tutulur.
2. Fiyat, sözleşme ve personel konuları kayda girmez. Bu başlıklar ayrı ve kayıtsız bir toplantıya alınır.
3. Araçtan çıkan görev listesi doğrudan dağıtılmaz. Toplantı sahibi 24 saat içinde kontrol edip onaylar, sonra herkese gider.
4. Ham transkript belirli bir süre sonra silinir, kalıcı olan yalnızca onaylanmış karar notudur.
5. Ekip ve proje kısaltmaları için bir sözlük tuttuk, aracın özel kelime listesine ekledik. Hata oranı gözle görülür biçimde azaldı.
Kişisel veri tarafı için hukuk birimimizle oturduk. Ses kaydının ve transkriptin kişisel veri sayıldığını, aydınlatma metninin ve saklama süresinin netleşmesi gerektiğini söylediler. Bu kısım şirketten şirkete değişir, kendi hukukçunuza danışmadan araç seçmeyin.
Kazancımız gerçek: proje toplantılarından sonra 'kim neyi üstlenmişti' yazışmaları neredeyse bitti. Ama aracın çıkardığı not bir taslak, karar değil. Bunu ekibe kabul ettirmek, aracı kurmaktan daha uzun sürdü.
İlk sorun izin meselesiydi. Tedarikçiyle yapılan bir görüşmede karşı taraf kayıt yapıldığını ancak toplantı sonunda gelen e-postadan öğrendi ve haklı olarak rahatsız oldu. İkinci sorun görev atamalarıydı. Araç 'bunu Murat halleder' cümlesini yakalayıp görevi yanlış Murat'a atadı, çünkü ekipte iki tane var. Üçüncüsü teknik terimler: Türkçe ve İngilizce karışık konuştuğumuz için PPAP, APQP gibi kısaltmalar transkripte bambaşka kelimeler olarak düştü. Dördüncüsü en tehlikelisi: fiyat müzakeresi yapılan bir toplantının transkripti, katılımcı listesi geniş olduğu için kimsenin görmemesi gereken birkaç kişiye de gitti.
Şu an uyguladığımız kurallar şunlar:
1. Kayıt, toplantının başında açıkça söylenir. Katılımcılardan biri bile itiraz ederse o toplantı kaydedilmez, not elle tutulur.
2. Fiyat, sözleşme ve personel konuları kayda girmez. Bu başlıklar ayrı ve kayıtsız bir toplantıya alınır.
3. Araçtan çıkan görev listesi doğrudan dağıtılmaz. Toplantı sahibi 24 saat içinde kontrol edip onaylar, sonra herkese gider.
4. Ham transkript belirli bir süre sonra silinir, kalıcı olan yalnızca onaylanmış karar notudur.
5. Ekip ve proje kısaltmaları için bir sözlük tuttuk, aracın özel kelime listesine ekledik. Hata oranı gözle görülür biçimde azaldı.
Kişisel veri tarafı için hukuk birimimizle oturduk. Ses kaydının ve transkriptin kişisel veri sayıldığını, aydınlatma metninin ve saklama süresinin netleşmesi gerektiğini söylediler. Bu kısım şirketten şirkete değişir, kendi hukukçunuza danışmadan araç seçmeyin.
Kazancımız gerçek: proje toplantılarından sonra 'kim neyi üstlenmişti' yazışmaları neredeyse bitti. Ama aracın çıkardığı not bir taslak, karar değil. Bunu ekibe kabul ettirmek, aracı kurmaktan daha uzun sürdü.
2 3 yorum
