@burakdmrtsKOBİ'de ilk ERP kararı: ne zaman geçilir, hangi modülle başlanır, kurulum neden uzuyor
İki yıl önce ERP geçişi yaptık. Süreç planlanandan uzun sürdü ve bazı hatalar yaptık. Aynı yolu düşünenlere faydası olsun diye yazıyorum.
Ne zaman gerekiyor. Bizim kararımız şu noktada verildi: stok bilgisi üç farklı yerde tutuluyordu ve hiçbiri doğru değildi. Satış, depoya sorup teyit alıyordu. Ay sonu kapanışı on gün sürüyordu. Bu belirtiler varsa zamanı gelmiş demektir. Ciro veya çalışan sayısı tek başına ölçüt değil.
Hangi modülle başlanır. Herkesin aynı anda her şeyi açma hevesi var, bu en büyük hata. Biz dört aşamada gittik: önce stok ve satın alma, sonra satış ve faturalama, sonra üretim, en son maliyet ve raporlama. Her aşama arasında en az iki ay bıraktık, kullanıcıların alışması için.
Yazılım seçimi. Üç şeye baktık: mevcut iş akışımıza uyum, yerel mevzuat desteği ve kurulumu yapacak ekibin referansları. Üçüncüsü en önemlisi; aynı yazılım, iyi bir uygulayıcıyla harika, kötü bir uygulayıcıyla felaket olabiliyor. Uygulayıcı firmanın sizin sektörünüzde iş yapmış olması çok değerli.
Neden uzadı. Birincisi, veri temizliği. Stok kartlarımız yıllardır özensiz açılmıştı; aynı ürün üç farklı kodla duruyordu. Temizlik üç ay aldı ve bu süre plana konmamıştı. İkincisi, süreçlerin yazılı olmaması. Yazılımı kurmak için önce süreci tanımlamak gerekiyor ve bizde çoğu süreç insanların kafasındaydı. Üçüncüsü, direnç. Yıllardır kendi yöntemiyle çalışan kişiler, sisteme veri girmeyi ek iş olarak gördü.
Direnci nasıl aştık. Birincisi, anahtar kullanıcı belirledik; her bölümden bir kişi projeye dahil oldu ve o kişi bölümün sözcüsü oldu. İkincisi, kullanıcılara faydayı gösterdik; depo sorumlusu stok raporunu tek tuşla alınca ikna oldu. Üçüncüsü, eski sistemi bir tarihte kapattık. Paralel çalışma dönemi uzarsa kimse yeni sisteme geçmiyor.
Bütçe. Yazılım lisansı sadece bir kalem. Kurulum ve danışmanlık, eğitim, veri aktarımı, donanım ve yıllık bakım da var. Bizim toplam ilk yıl maliyetimiz, lisans bedelinin yaklaşık üç katı oldu. Teklif alırken bütün kalemlerin yazılı olmasını isteyin.
Sonuç. Ay sonu kapanışı on günden iki güne indi. Stok doğruluğumuz belirgin biçimde arttı. Yok satma azaldı. Ama en büyük kazanç, tartışmaların veri üzerinden yapılmaya başlaması oldu.
ERP geçişi yapan var mı, sizde ne kadar sürdü?
Ne zaman gerekiyor. Bizim kararımız şu noktada verildi: stok bilgisi üç farklı yerde tutuluyordu ve hiçbiri doğru değildi. Satış, depoya sorup teyit alıyordu. Ay sonu kapanışı on gün sürüyordu. Bu belirtiler varsa zamanı gelmiş demektir. Ciro veya çalışan sayısı tek başına ölçüt değil.
Hangi modülle başlanır. Herkesin aynı anda her şeyi açma hevesi var, bu en büyük hata. Biz dört aşamada gittik: önce stok ve satın alma, sonra satış ve faturalama, sonra üretim, en son maliyet ve raporlama. Her aşama arasında en az iki ay bıraktık, kullanıcıların alışması için.
Yazılım seçimi. Üç şeye baktık: mevcut iş akışımıza uyum, yerel mevzuat desteği ve kurulumu yapacak ekibin referansları. Üçüncüsü en önemlisi; aynı yazılım, iyi bir uygulayıcıyla harika, kötü bir uygulayıcıyla felaket olabiliyor. Uygulayıcı firmanın sizin sektörünüzde iş yapmış olması çok değerli.
Neden uzadı. Birincisi, veri temizliği. Stok kartlarımız yıllardır özensiz açılmıştı; aynı ürün üç farklı kodla duruyordu. Temizlik üç ay aldı ve bu süre plana konmamıştı. İkincisi, süreçlerin yazılı olmaması. Yazılımı kurmak için önce süreci tanımlamak gerekiyor ve bizde çoğu süreç insanların kafasındaydı. Üçüncüsü, direnç. Yıllardır kendi yöntemiyle çalışan kişiler, sisteme veri girmeyi ek iş olarak gördü.
Direnci nasıl aştık. Birincisi, anahtar kullanıcı belirledik; her bölümden bir kişi projeye dahil oldu ve o kişi bölümün sözcüsü oldu. İkincisi, kullanıcılara faydayı gösterdik; depo sorumlusu stok raporunu tek tuşla alınca ikna oldu. Üçüncüsü, eski sistemi bir tarihte kapattık. Paralel çalışma dönemi uzarsa kimse yeni sisteme geçmiyor.
Bütçe. Yazılım lisansı sadece bir kalem. Kurulum ve danışmanlık, eğitim, veri aktarımı, donanım ve yıllık bakım da var. Bizim toplam ilk yıl maliyetimiz, lisans bedelinin yaklaşık üç katı oldu. Teklif alırken bütün kalemlerin yazılı olmasını isteyin.
Sonuç. Ay sonu kapanışı on günden iki güne indi. Stok doğruluğumuz belirgin biçimde arttı. Yok satma azaldı. Ama en büyük kazanç, tartışmaların veri üzerinden yapılmaya başlaması oldu.
ERP geçişi yapan var mı, sizde ne kadar sürdü?
5 3 yorum
