@beyazyakaliTahsilat riskini yönetmek: alacak sigortası, teminat ve müşteri limiti üzerine pratik bir sistem
Küçük işletmelerin batma sebeplerinin başında tahsilat sorunu geliyor. Karlı çalışıp tahsil edemeyen bir işletme, zarar eden bir işletmeden daha hızlı batıyor. Kurduğumuz sistemi anlatayım.
Birinci parça: müşteri limiti. Her müşteri için bir açık hesap limiti belirliyoruz. Limit, müşterinin ödeme geçmişine, çalışma süresine ve ticari bilgilerine göre konuyor. Limit dolduğunda yeni sevkiyat yapılmıyor, bu kuralın istisnası yok ve istisna kararını sadece genel müdür verebiliyor. Limit sistemi kurmadan önce, en çok satış yapan temsilcimiz aynı zamanda en çok alacağı batıran kişiydi.
İkinci parça: ön araştırma. Yeni müşteriyle çalışmaya başlamadan önce ticari sicil kontrolü, varsa kredi notu bilgisi ve sektörden referans alıyoruz. Küçük bir araştırma, büyük bir kaybı önlüyor.
Üçüncü parça: vade disiplini. Vade tarihinde ödeme gelmediyse aynı gün aranıyor. Bir hafta beklemek, geciken ödemeyi alışkanlık haline getiriyor. Arama kibar ama kararlı; muhasebe değil satış temsilcisi arıyor, çünkü ilişki onda.
Dördüncü parça: teminat. Belirli bir tutarın üstünde ve yeni müşterilerde teminat istiyoruz. Teminat mektubu, çek veya ipotek olabiliyor. Çek alırken keşidecinin kim olduğuna dikkat edin, müşteri kendi çeki yerine başkasının çekini veriyorsa risk farklı.
Beşinci parça: alacak sigortası. Belirli bir ciro ve müşteri sayısına ulaşınca bu seçeneği değerlendirdik. Sigorta şirketi müşterilerinize limit belirliyor ve o limit dahilindeki alacağınızı belirli bir oranda teminat altına alıyor. İki faydası var: birincisi, tahsil edemediğinizde tazminat. İkincisi, ve bence daha değerlisi, sigorta şirketinin müşteri değerlendirmesi. Sigorta bir müşteriye limit vermiyorsa, o müşteriyle çalışırken dikkatli olmanız gerektiğini anlıyorsunuz.
Dikkat edilecekler. Sigorta kapsamı dışı haller var: ihtilaflı alacaklar, limit aşımları, bildirim sürelerine uyulmaması. Bir alacak gecikmesinde sigortaya bildirim süresi var ve kaçırırsanız teminat düşüyor. Poliçeyi okuyun ve bildirim sürelerini takvime koyun.
Altıncı parça: yaşlandırma raporu. Alacakların vadesine göre dağılımını gösteren tablo. Her hafta bakılıyor. 90 günü geçen alacaklar ayrı bir listede ve haftalık toplantıda tek tek konuşuluyor.
Sonuç. İki yılda şüpheli alacak oranımız belirgin biçimde düştü ve nakit döngümüz kısaldı. En büyük etkiyi yapan şey, aslında limit kuralı oldu.
Siz tahsilat riskini nasıl yönetiyorsunuz?
Birinci parça: müşteri limiti. Her müşteri için bir açık hesap limiti belirliyoruz. Limit, müşterinin ödeme geçmişine, çalışma süresine ve ticari bilgilerine göre konuyor. Limit dolduğunda yeni sevkiyat yapılmıyor, bu kuralın istisnası yok ve istisna kararını sadece genel müdür verebiliyor. Limit sistemi kurmadan önce, en çok satış yapan temsilcimiz aynı zamanda en çok alacağı batıran kişiydi.
İkinci parça: ön araştırma. Yeni müşteriyle çalışmaya başlamadan önce ticari sicil kontrolü, varsa kredi notu bilgisi ve sektörden referans alıyoruz. Küçük bir araştırma, büyük bir kaybı önlüyor.
Üçüncü parça: vade disiplini. Vade tarihinde ödeme gelmediyse aynı gün aranıyor. Bir hafta beklemek, geciken ödemeyi alışkanlık haline getiriyor. Arama kibar ama kararlı; muhasebe değil satış temsilcisi arıyor, çünkü ilişki onda.
Dördüncü parça: teminat. Belirli bir tutarın üstünde ve yeni müşterilerde teminat istiyoruz. Teminat mektubu, çek veya ipotek olabiliyor. Çek alırken keşidecinin kim olduğuna dikkat edin, müşteri kendi çeki yerine başkasının çekini veriyorsa risk farklı.
Beşinci parça: alacak sigortası. Belirli bir ciro ve müşteri sayısına ulaşınca bu seçeneği değerlendirdik. Sigorta şirketi müşterilerinize limit belirliyor ve o limit dahilindeki alacağınızı belirli bir oranda teminat altına alıyor. İki faydası var: birincisi, tahsil edemediğinizde tazminat. İkincisi, ve bence daha değerlisi, sigorta şirketinin müşteri değerlendirmesi. Sigorta bir müşteriye limit vermiyorsa, o müşteriyle çalışırken dikkatli olmanız gerektiğini anlıyorsunuz.
Dikkat edilecekler. Sigorta kapsamı dışı haller var: ihtilaflı alacaklar, limit aşımları, bildirim sürelerine uyulmaması. Bir alacak gecikmesinde sigortaya bildirim süresi var ve kaçırırsanız teminat düşüyor. Poliçeyi okuyun ve bildirim sürelerini takvime koyun.
Altıncı parça: yaşlandırma raporu. Alacakların vadesine göre dağılımını gösteren tablo. Her hafta bakılıyor. 90 günü geçen alacaklar ayrı bir listede ve haftalık toplantıda tek tek konuşuluyor.
Sonuç. İki yılda şüpheli alacak oranımız belirgin biçimde düştü ve nakit döngümüz kısaldı. En büyük etkiyi yapan şey, aslında limit kuralı oldu.
Siz tahsilat riskini nasıl yönetiyorsunuz?
2 3 yorum
