@madda · 2 gün önce
Çalışanlar yapay zeka araçlarını izinsiz kullanıyorsa: şirket içi kullanım politikasını nasıl yazdık
Orta ölçekli bir lojistik şirketinin veri ekibinde çalışıyorum. Geçen bahar küçük bir anket yaptık ve beyaz yaka çalışanların yarısından fazlasının işte en az bir üretken yapay zeka aracını kişisel hesabıyla kullandığını öğrendik. Müşteri yazışmalarının özetini çıkartanlar, teklif metni yazdıranlar, Excel formülü soranlar. Bir kişi bir müşterinin sözleşmesini olduğu gibi yapıştırıp özet istemişti. İlk refleks yasaklamaktı ama yasak, kullanımı sadece görünmez hale getirecekti.
Bu yüzden yasak yerine bir kullanım politikası yazdık. Hukuk, bilgi güvenliği, insan kaynakları ve iki iş biriminden birer kişiyle altı haftada bitti. İçeriği kısaca şöyle:
1. Veri sınıfları. Şirket verisini dörde ayırdık: herkese açık, şirket içi, gizli ve kişisel veri. Herkese açık bilgi her araçta kullanılabilir. Şirket içi bilgi yalnızca şirketin onayladığı ve girilen veriyi model eğitiminde kullanmayan kurumsal hesaplarda. Gizli bilgi ile müşteri ya da çalışan kişisel verisi hiçbir dış araca girilmiyor.
2. Onaylı araç listesi. Kişisel hesapların yerine kurumsal sözleşmesi olan araçlar sağladık. Listede olmayan bir aracı kullanmak isteyen kısa bir formla talep ediyor; bilgi güvenliği iki hafta içinde cevap veriyor. Bu süreyi kısa tutmak önemliydi, yoksa insanlar yine kendi yollarını buluyor.
3. Sorumluluk. Yapay zekanın ürettiği metin, kod ya da analiz, onu kullanan kişinin sorumluluğunda. Müşteriye giden her çıktıyı bir insan okuyor. Rakam içeren çıktılarda kaynak kontrolü zorunlu.
4. Şeffaflık. Müşteriye giden belgelerde yapay zeka kullanımını belirtip belirtmeyeceğimizi iş birimine göre ayırdık. Sözleşme ve hukuki yazışmalarda bu araçlar hiç kullanılmıyor, pazarlama metinlerinde ise serbest.
5. Eğitim. Politikayı e-postayla göndermek işe yaramadı. Her birimde bir saatlik uygulamalı oturum yaptık; gerçek örnekler üzerinden 'bu girilir mi girilmez mi' oynadık. En çok akılda kalan kısım bu oldu.
İlk üç ayın sonunda anketi tekrarladık. Kişisel hesap kullanımı ciddi azaldı, kurumsal araç kullanımı arttı. Ama tamamen bitmedi; özellikle kişisel telefonlardan kullanım kontrolsüz kalıyor.
Hâlâ çözemediğimiz konu ölçüm. Bu araçların gerçekten verim artırıp artırmadığını nasıl ölçeceğimizi bilmiyoruz. Çalışan memnuniyeti yüksek ama yönetim lisans maliyetine karşılık somut bir kazanç görmek istiyor. Bu konuda deneyimi olan var mı?
Bu yüzden yasak yerine bir kullanım politikası yazdık. Hukuk, bilgi güvenliği, insan kaynakları ve iki iş biriminden birer kişiyle altı haftada bitti. İçeriği kısaca şöyle:
1. Veri sınıfları. Şirket verisini dörde ayırdık: herkese açık, şirket içi, gizli ve kişisel veri. Herkese açık bilgi her araçta kullanılabilir. Şirket içi bilgi yalnızca şirketin onayladığı ve girilen veriyi model eğitiminde kullanmayan kurumsal hesaplarda. Gizli bilgi ile müşteri ya da çalışan kişisel verisi hiçbir dış araca girilmiyor.
2. Onaylı araç listesi. Kişisel hesapların yerine kurumsal sözleşmesi olan araçlar sağladık. Listede olmayan bir aracı kullanmak isteyen kısa bir formla talep ediyor; bilgi güvenliği iki hafta içinde cevap veriyor. Bu süreyi kısa tutmak önemliydi, yoksa insanlar yine kendi yollarını buluyor.
3. Sorumluluk. Yapay zekanın ürettiği metin, kod ya da analiz, onu kullanan kişinin sorumluluğunda. Müşteriye giden her çıktıyı bir insan okuyor. Rakam içeren çıktılarda kaynak kontrolü zorunlu.
4. Şeffaflık. Müşteriye giden belgelerde yapay zeka kullanımını belirtip belirtmeyeceğimizi iş birimine göre ayırdık. Sözleşme ve hukuki yazışmalarda bu araçlar hiç kullanılmıyor, pazarlama metinlerinde ise serbest.
5. Eğitim. Politikayı e-postayla göndermek işe yaramadı. Her birimde bir saatlik uygulamalı oturum yaptık; gerçek örnekler üzerinden 'bu girilir mi girilmez mi' oynadık. En çok akılda kalan kısım bu oldu.
İlk üç ayın sonunda anketi tekrarladık. Kişisel hesap kullanımı ciddi azaldı, kurumsal araç kullanımı arttı. Ama tamamen bitmedi; özellikle kişisel telefonlardan kullanım kontrolsüz kalıyor.
Hâlâ çözemediğimiz konu ölçüm. Bu araçların gerçekten verim artırıp artırmadığını nasıl ölçeceğimizi bilmiyoruz. Çalışan memnuniyeti yüksek ama yönetim lisans maliyetine karşılık somut bir kazanç görmek istiyor. Bu konuda deneyimi olan var mı?
9 3 yorum
